Anfrage: Nutzung von E-Akten und Faxgeräten

Vorlage Nr.: 2026/0159
Eingang: 24.02.2026
Anfrage: Volt

Fragen

1. E-Akten

Welche Abteilungen/Ämter arbeiten bereits überwiegend mit E-Aktenlösungen und welche benutzen diese nicht oder kaum?

1.1. Für welche Prozesse verwenden diese die E-Akten?
1.2. Welche Prozesse sollen perspektivisch über E-Akten laufen?
1.3. Wird bei der Umstellung der Prozesse auch eine Prozessanalyse und -anpassung vorgenommen oder „digitale Papierprozesse" geschaffen?
1.3. In welchen Prozessen sind z.B. aufgrund von Drittanbietern Scanprozesse im Tagesgeschäft nötig?
1.4. Für welche Prozesse müssen Dokumente nachträglich eingescannt werden? Bis wann sollen diese vollständig nachgescannt sein?
1.5. Wie hoch sind die (möglichen) personellen/finanziellen Einsparungen durch die Nutzung der E-Akte?
1.6. Welche Hürden gibt es für den weiteren Rollout der E-Akte?

2. Faxgeräte

Verwenden einzelne Abteilungen/Ämter noch Faxgeräte?

2.1. Wo werden Faxgeräte verwendet?
2.2. Wie lange sollen diese noch verwendet werden?
2.3. Welche Prozesse können aufgrund von Drittanbietern noch nicht ohne Faxgeräte abgewickelt werden?

Begründung

Die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung ist ein zentraler Baustein für eine effiziente, bürgernahe und zukunftsfähige Stadtverwaltung. Die Einführung und konsequente Nutzung von E-Aktenlösungen spielt dabei eine Schlüsselrolle. Sie beeinflusst nicht nur interne Abläufe, sondern auch Servicequalität, Bearbeitungszeiten, Transparenz und Ressourceneinsatz – insbesondere im Hinblick auf Personal, Papierverbrauch und Archivflächen.

Vor diesem Hintergrund ist es für den Gemeinderat wesentlich, einen klaren und belastbaren Überblick über den aktuellen Stand der Nutzung von E-Akten in der Stadtverwaltung Karlsruhe zu erhalten.

Unterzeichnet von: Kien Nguyen, Adina Geißinger, Fabian Gaukel