Digitale und effiziente Veranstaltungsorganisation in der Stadtverwaltung – Ausweitung des Einsatzes des Eventmoduls in CAS genesisWorld?

1. Welche Ämter und Dienststellen der Stadt Karlsruhe nutzen aktuell das Eventmodul von CAS genesisWorld aktiv für die Veranstaltungsplanung?

2. Welche Stellen sind fachlich und technisch für die Betreuung und Weiterentwicklung des Einsatzes des Moduls verantwortlich (z. B. Lizenzvergabe, Support, Schulung, Strategische Ausweitungen)?

3. Ist eine Ausweitung der Nutzung des Moduls auf weitere Dienststellen geplant? Wenn ja, mit welchen Maßnahmen (z. B. Schulungen, zentrale Konfiguration, organisatorische Empfehlungen)?

4. Welche Versandkosten (Porto) entstehen aktuell durch postalische Einladungsschreiben im Rahmen der Nutzung des Eventmoduls? Welche personellen sowie finanziellen Einsparungen wären durch die stadtweite Einführung von CAS genesisWorld möglich?

5. Welche Erfahrungen wurden bisher mit dem Modul Event online gemacht, insbesondere im Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit und technische Zuverlässigkeit? Was spricht aus Ihrer Sicht dagegen CAS genesisWorld überall einzusetzen?

Begründung:

Das Eventmodul in CAS genesisWorld bietet der Stadtverwaltung Karlsruhe ein zentrales Werkzeug zur effizienten Planung, Verwaltung und Dokumentation von Veranstaltungen. Über Funktionen wie Teilnehmendenmanagement, Online-Anmeldung und Einladungsversand (digital oder postalisch) lassen sich zahlreiche Arbeitsprozesse optimieren.

Durch eine stadtweite Einführung lassen sich sowohl Porto- als auch Personalkosten deutlich senken, da digitale Einladungen und automatisierte Anmeldeprozesse den Bedarf an manueller Bearbeitung reduzieren. Gleichzeitig wird die Teilhabe für Bürger*innen durch einfache Online-Anmeldungen erleichtert, während die Verwaltung von Rückmeldungen und Listen effizienter und fehlerfreier erfolgen kann. Auch für interne Zielgruppen wie Mitarbeitende oder externe Partner erhöht sich die Servicequalität durch transparente Informationen und einfache Buchungsprozesse. Nicht zuletzt wird die Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit durch die zentrale Dokumentation in CAS genesisWorld verbessert. Des Weiteren kann durch digitale Auswertung der Erfolg einzelner Veranstaltungen besser bewertet werden.